實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)對提高各燃?xì)夤镜臋n案管理水平，乃至整個燃?xì)夤镜墓芾硭剑?/span>都能起到重要促進作用。
臨沂中裕檔案室成立于2004年，2009年建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，公司檔案實行統(tǒng)一集中管理，2010年升級為省一級檔案室。經(jīng)過三年的建設(shè)，添設(shè)設(shè)備，安裝PDE數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和公司OA辦公系統(tǒng)等，完成公司檔案電子化工作，于2013年正式升級為“山東省特級檔案室”。臨沂中裕通過檔案的信息化采集并存入數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對檔案信息進行歸納總結(jié)，大大提高了檔案的管理效率。同時，拓展利用途徑，提升了燃?xì)?/span>供氣效率和服務(wù)質(zhì)量，降低了供氣的風(fēng)險，實現(xiàn)了公司管理服務(wù)水平的提高。
隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，面對更為復(fù)雜的管理情況，臨沂中裕檔案管理不僅需要持續(xù)地進行創(chuàng)新與改革，還要與現(xiàn)代社會的發(fā)展步伐相統(tǒng)一，只有這樣才能將其自身的優(yōu)勢作用充分發(fā)揮，同時讓工作人員在搜索與查找相關(guān)信息時更為便捷，讓管理工作效率在整體上得到顯著提高。對檔案管理信息化過程中遇到的的問題進行分析解決，精耕細(xì)作，方能使檔案管理工作的能效充分發(fā)揮。
完善檔案信息化管理制度建設(shè)
檔案信息化管理是一套全新的管理模式，是摸著石頭過河，缺乏系統(tǒng)化理論化的管理制度，缺乏有效的指導(dǎo)。檔案管理中隨意不規(guī)范的行為，使得檔案管理信息化建設(shè)進度緩慢，多走許多彎路。因此，公司下一步要結(jié)合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度，合理科學(xué)地安排檔案管理工作的工作流程，使檔案工作人員在工作中有法可依。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，對檔案管理工作實行監(jiān)督。保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。
檔案管理人員自覺提高綜合素質(zhì)
注重檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不僅要定期組織相關(guān)的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)人員的具體情況，進行重點培養(yǎng)。無論是新員工，還是老員工，都要在檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)中，自覺加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的檔案管理操作系統(tǒng)，還要同時進行熟練的信息化管理，保障檔案信息化管理的安全有效性。只有不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，才能對接當(dāng)前的市場經(jīng)濟化需求，對企業(yè)發(fā)展起到有效的推動作用。
增強檔案管理信息化建設(shè)的安全性
檔案管理對公司有極其重要的作用，只有檔案信息化管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對相應(yīng)的檔案管理工作人員實行制約，一旦有泄密人員，要給予嚴(yán)厲處分，使檔案可以獲得有效管理，確保檔案信息的安全性。第二，公司應(yīng)主動推廣計算機知識與網(wǎng)絡(luò)安全知識，使內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴(yán)重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。
完善檔案管理集成化信息化管理體系
公司在實行檔案管理信息化過程中，應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案資料的管理，并結(jié)合計算機檔案管理形成新的管理模式。在實現(xiàn)公司檔案的信息化管理過程中，不僅要積極主動對集成化的信息管理措施加以運用，還應(yīng)通過計算機的精細(xì)化管理對檔案信息進行分類、編號，并對公司各部門的具體情況與信息性質(zhì)進行科學(xué)的、規(guī)范的檔案分類管理。
總的來說，檔案管理與公司各項工作都有直接或間接的關(guān)系，科學(xué)化、正規(guī)化的檔案信息化管理是保障企業(yè)運營的重要內(nèi)容，為使目前檔案管理信息化建設(shè)過程中的一些問題得以及時解決，需要公司各部門溝通合作，共同努力。
